Dirkzwager legal & tax

Het overkomt een groot aantal ondernemers. Je hebt diensten verricht voor verschillende bedrijven uit een groep van vennootschappen en jouw contactpersoon, die niet vertegenwoordigingsbevoegd blijkt te zijn, vraagt op een specifieke wijze de facturen op te stellen. Als je aan het verzoek gevolg geeft en de facturen worden niet betaald, wat kan je dan doen?

Deze vraag werd onlangs voorgelegd aan het Hof Arnhem-Leeuwarden.

Kort gezegd was het volgende aan de hand.

X had diverse werkzaamheden verricht voor een aantal restaurants die waren ondergebracht in dochtermaatschappijen van Holding. Holding was ook de directeur van deze dochtermaatschappijen. In het onderhavige geval worden de facturen op verzoek van de boekhouder van de Holding gericht aan het adres van de Holding, met vermelding van de namen van de restaurants, doch niet de namen van de dochtermaatschappijen, waarvoor de werkzaamheden hebben plaatsgehad. De Holding weigert echter de nota’s te voldoen en stelt dat de personen met wie X contact had niet bevoegd waren de Holding te vertegenwoordigen. X had voor de opdrachten contact met een persoon die volgens zijn visitekaartje commercieel/creatief directeur was bij Holding, de financiële eindverantwoordelijke bij de Holding en de boekhouder die namens Holding de administratie voor de restaurants verzorgde. Daarnaast had hij contact met de bedrijfsleiding van de respectieve restaurants. Bij het relevante mailverkeer betreffende de aard van de werkzaamheden (en de totstandkoming van het contract) ontving ook de aandeelhouder en directeur van de Holding een cc. Bovendien werd na het verzenden van de facturen door de commercieel/creatief directeur van de Holding nog bevestigd dat de nota’s door de Holding zouden worden voldaan.

Mocht X er van uit gaan dat zijn contactpersonen bij de Holding de Holding konden vertegenwoordigen, en of deze personen namens de Holding handelden of namens de restaurants (dochtermaatschappijen). Daarbij is van belang wat de feitelijk handelende personen over en weer hebben verklaard en wat zij over en weer uit elkaars verklaringen en gedragingen hebben mogen afleiden.

Volgens het Hof deed niet ter zake dat een gedeelte van de (schijn wekkende) feiten zich eerst na de totstandkoming van het contract hadden voorgedaan. Daarnaast kan toerekening van de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid ook plaatsvinden als de wederpartij (X) gerechtvaardigd heeft vertrouwd op volmachtverlening op grond van feiten en omstandigheden die voor risico van de pseudo-vertegenwoordigde (Holding) komen en waaruit naar verkeersopvattingen zodanige schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden afgeleid.

Zoals gebruikelijk bij dit soort zaken dienen hierbij alle omstandigheden van het geval in ogenschouw te worden genomen.

Aangezien uit de email over de aard van de werkzaamheden bleek dat het management van de Holding bij de werkzaamheden betrokken was en de aandeelhouder/directeur (de daadwerkelijke vertegenwoordigingsbevoegde persoon van de Holding) daarvan een cc had ontvangen, kon X er gerechtvaardigd van uit gaan dat de werkzaamheden door hem ook ten behoeve van de Holding werden verricht en niet voor de specifieke restaurants. De aandeelhouder/directeur heeft na ontvangst van de email immers niet aan X laten weten dat de contactpersoon niet (mede) namens de Holding handelde. Daarom mocht X er redelijkerwijze op vertrouwen dat de desbetreffende contactpersoon in overleg met de aandeelhouder/directeur was aangewezen om de Holding te vertegenwoordigen bij het overleg over de uitvoering van de werkzaamheden. Een ook mocht X uit bovengenoemde feiten en omstandigheden redelijkerwijze afleiden dat zijn contactpersoon namens de Holding handelde, zodat X met de Holding een contract was aangegaan en niet met de afzonderlijke dochtervennootschappen. Ook het feit dat X instructies van de boekhouder, een werknemer van de Holding, had ontvangen betreffende de wijze van facturering, versterkt de mening van het Hof.

Daarenboven had de Holding al tegenover het incassobureau dat X had ingeschakeld de vordering van X op de Holding erkend.

In dit geval liep het goed af voor X. Maar van belang blijft om te checken voor wie of welke vennootschappen er werkzaamheden worden verricht en of degene die handelt namens de opdrachtgever daartoe bevoegd is. Een eenvoudige inzage bij het handelsregister kan daarover uitsluitsel geven.